Văn phòng Sở Xây dựng (sau đây gọi tắt là Văn phòng Sở) thực hiện chức năng tham mưu cho Giám đốc Sở tổng hợp hoạt động của các phòng, đơn vị thuộc Sở theo chương trình, kế hoạch công tác của Sở; tham mưu tổ chức thực hiện công tác tổ chức, cán bộ công chức (CBCC), viên chức (VC); chính sách, lao động, tiền lương; đào tạo, thi đua khen thưởng; kỷ luật; công tác pháp chế; công tác cải cách hành chính; công tác công nghệ thông tin; công tác quản lý chất lượng theo TCVN ISO; công tác tài chính, tài sản; công tác thống kê, kế hoạch ngành; công tác quản trị hành chính; công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật, bảo vệ của Sở và xử lý văn bản đến, đi của cơ quan.

Chánh Văn phòng: Nguyễn Khắc Hậu. Năm sinh: 23/10/1979 Điện thoại: 3.890793 - Di động: 0913.036958. Email: nguyenkhachau.sxd@hatinh.gov.vn Trình độ chuyên môn: Thạc sỹ xây dựng.

1. Chức năng

Văn phòng Sở Xây dựng (sau đây gọi tắt là Văn phòng Sở) thực hiện chức năng tham mưu cho Giám đốc Sở tổng hợp hoạt động của các phòng, đơn vị thuộc Sở theo chương trình, kế hoạch công tác của Sở; tham mưu tổ chức thực hiện công tác tổ chức, cán bộ công chức (CBCC), viên chức (VC); chính sách, lao động, tiền lương; đào tạo, thi đua khen thưởng; kỷ luật; công tác pháp chế; công tác cải cách hành chính; công tác công nghệ thông tin; công tác quản lý chất lượng theo TCVN ISO; công tác tài chính, tài sản; công tác thống kê, kế hoạch ngành; công tác quản trị hành chính; công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật, bảo vệ của Sở và xử lý văn bản đến, đi của cơ quan.

2. Nhiệm vụ

2. 1. Tham mưu cho Giám đốc Sở trình UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh:

a) Dự thảo quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở.

b) Dự thảo Đề án kiện toàn cơ cấu tổ chức, biên chế của Sở và các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở.

c) Dự thảo các văn bản quy định cụ thể điều kiện, tiêu chuẩn chức danh đối với cấp trưởng, cấp phó của các đơn vị trực thuộc Sở; cấp trưởng, cấp phó của Phòng Quản lý đô thị, Phòng Kinh tế hạ tầng thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện sau khi phối hợp, thống nhất với các Sở quản lý ngành, lĩnh vực liên quan.

d) Dự thảo chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước trong các lĩnh vực quản lý nhà nước của Sở trên địa bàn tỉnh, đảm bảo phù hợp với mục tiêu và nội dung chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước của Uỷ ban nhân dân tỉnh và của Chính phủ.

e) Dự thảo quyết định thành lập, sáp nhập, chia tách, tổ chức lại, giải thể các đơn vị trực thuộc Sở theo quy định của pháp luật.

f) Rà soát, bổ sung các thủ tục hành chính của ngành trình UBND tỉnh Hà Tĩnh ban hành.

2.2. Công tác tổ chức cán bộ

a) Tham mưu cho Giám đốc Sở về công tác tổ chức cán bộ bao gồm: Quản lý, sắp xếp tổ chức bộ máy, biên chế công chức, viên chức, cơ cấu ngạch công chức, vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập; bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển, tiếp nhận, chuyển đổi vị trí việc làm, điều động, kỷ luật; đánh giá, nhận xét và phân xếp loại cán bộ, công chức, viên chức theo quy định và quản lý đội ngũ cán bộ công chức, viên chức của Sở và các đơn vị trực thuộc Sở theo quy định của pháp luật.

b) Xây dựng vị trí việc làm và ngạch công chức hàng năm đối với công chức của Sở, hướng dẫn, thẩm định xây dựng vị trí việc làm và số lượng người làm việc đối với viên chức của các đơn vị sự nghiệp công lập.

c) Tham mưu cho Lãnh đạo Sở quản lý, chỉ đạo hoạt động việc thực hiện cơ chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các tổ chức sự nghiệp công lập trực thuộc sở theo quy định của pháp luật.

d) Thực hiện các nhiệm vụ liên quan tới công tác lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội và các chế độ khác theo quy định.

e) Thực hiện xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Sở theo quy định của pháp luật.

f) Xây dựng quy hoạch cán bộ giai đoạn và hàng năm theo thẩm quyền của ngành để đáp ứng yêu cầu của từng giai đoạn phát triển.

g) Xây dựng các Nội quy, Quy chế làm việc của Sở, Quy chế dân chủ trong cơ quan, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các nội quy, quy chế, quy chế dân chủ trong cơ quan.

h) Tổng hợp, thống kê, báo cáo về công tác tổ chức, số lượng, chất lượng đội ngũ công chức, viên chức, người lao động; công tác văn thư, lưu trữ,  bảo mật, bảo vệ cơ quan và các lĩnh vực khác trong hoạt động của Sở được Giám đốc Sở giao.

i) Kiểm tra việc thực hiện các quy định về tiêu chuẩn, chức danh và cơ cấu công chức, viên chức thuộc Sở; tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức, viên chức theo quy định; quản lý hồ sơ công chức, viên chức theo phân cấp.

j) Thực hiện chế độ Thông báo nội dung kết luận của các cuộc họp, giao ban của Lãnh đạo Sở.

2.3. Công tác thi đua khen thưởng

a) Là Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng của ngành.

b) Xây dựng Kế hoạch công tác thi đua giai đoạn và hàng năm.

c) Dự thảo trình Giám đốc ban hành các quy định liên quan đến công tác thi đua khen thưởng.

d) Tổng hợp và chuẩn bị nội dung họp xét khen thưởng, đánh giá phân xếp loại cán bộ, sáng kiến cơ sở.

e) Đôn đốc, kiểm tra các đơn vị sự nghiệp trực thuộc trong ngành thực hiện công tác thi đua khen thưởng.

2.4. Công tác cải cách hành chính, quản trị mạng, ISO và văn phòng

a) Quản lý bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo chế độ "Một cửa" và "Một cửa liên thông".

b) Xây dựng kế hoạch công tác cải cách hành chính giai đoạn và hàng năm; đôn đốc, tổng hợp báo cáo về công tác cải cách hành chính của Sở.

c) Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ, bảo vệ môi trường.

d) Thực hiện công tác Quản lý, đảm bảo cơ sở hạ tầng về kỹ thuật công nghệ thông tin cho các hoạt động trong cơ quan; Quản lý và duy trì hoạt động, cập nhật kịp thời thông tin trên Cổng thông tin điện tử (website) của Sở.

e) Thực hiện việc thu thập, lưu trữ, xử lý và đảm bảo an toàn thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Sở. Quản trị Cổng thông tin điện tử của Sở Xây dựng bao gồm: Quản lý, vận hành, cập nhật, viết bài, duy trì hoạt động của trang thông tin điện tử; quản lý mạng nội bộ; theo dõi cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực ngành Xây dựng; biên tập, xử lý và cung cấp thông tin lên Cổng thông tin điện tử của Sở; theo dõi và đôn đốc việc trả lời các câu hỏi của các tổ chức, cá nhân trên Cổng thông tin điện tử của Sở Xây dựng.

f)  Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động của các tổ chức dịch vụ công trong các lĩnh vực quản lý của Sở.

g) Cập nhật văn bản quy phạm pháp luật trên Cổng thông tin điện tử của Sở.

h) Quản lý thiết bị, sắp xếp phương tiện nơi làm việc.

i) Quản lý, điều hành các phương tiện phục vụ nhu cầu công tác của Sở; làm công tác lễ tân, phục vụ các đoàn khách trong nước, khách nước ngoài đến làm việc với cơ quan theo quy định; thực hiện công tác đảm bảo vệ sinh, phòng chống cháy nổ, văn minh công sở nơi làm việc theo nội quy, quy chế của cơ quan.

j) Thường trực Ban Chỉ huy quân sự Sở.

k) Cập nhật chương trình, lịch làm việc hàng ngày, hàng tuần của lãnh đạo Sở theo kế hoạch.

l) Chủ trì và phối hợp các phòng chuyên môn quản lý hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn quản lý chất lượng Việt Nam được phê chuẩn.

m) Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất do Giám đốc Sở giao.

n) Chủ trì phối hợp với các phòng xây dựng cơ sở dữ liệu, cập nhật, đăng tải và cung cấp thông tin về năng lực của các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động xây dựng có trụ sở chính trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh.

2.5. Công tác Văn thư - lưu trữ

a) Tiếp nhận, xử lý, quản lý công văn đến và chuyển văn bản đã được xử lý cho Lãnh đạo Sở, các phòng chuyên môn và phát hành văn bản đi theo quy định và được đưa lên qua phần mềm quản lý hồ sơ công việc của Sở.

b) Theo dõi, cập nhật văn bản chỉ đạo điều hành của tỉnh theo quy định.

c) Chịu trách nhiệm quản lý con dấu, kiểm soát văn bản do Sở phát hành theo đúng quy định về công tác văn thư, lưu trữ và các quy định hiện hành.

d) Thực hiện việc thu thập, bảo vệ, bảo mật, bảo quản và tổ chức phục vụ khai thác tài liệu và lưu trữ theo chế độ quy định của nhà nước.

e) Tổng hợp, thống kê báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về công tác văn thư - lưu trữ.

2.6. Công tác quản lý tài chính, tài sản

a) Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách nhà nước được phân bổ theo quy định của pháp luật và phân cấp của UBND tỉnh; thực hiện chế độ tiền lương và các chính sách chế độ đãi ngộ đối với công chức thuộc Sở theo quy định.

b) Dự toán kinh phí đảm bảo phục vụ hoạt động của Sở, Lãnh đạo Sở và thực hiện công tác đối ngoại của Sở.

c) Thực hiện quyết toán ngân sách hàng năm của cơ quan.

d) Mua sắm trang thiết bị tài sản, dụng cụ, vật tư theo kế hoạch được lãnh đạo Sở duyệt và yêu cầu các phòng.

2.7. Công tác Pháp chế: Thành viên thường trực Bộ phận, Tổ pháp chế của Sở.

a) Về công tác xây dựng pháp luật:

+ Chủ trì, phối hợp với các phòng chuyên môn giúp Lãnh đạo Sở lập đề nghị xây dựng văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh liên quan đến lĩnh vực xây dựng;

+ Phối hợp tham gia với các phòng chuyên môn trong công tác soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật theo sự phân công của Lãnh đạo Sở;

+ Phối hợp với các phòng liên quan giúp Lãnh đạo Sở góp ý dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan khác gửi lấy ý kiến;

+ Kiểm tra căn cứ pháp lý và thể thức các văn bản quy phạm pháp luật do các phòng chuyên môn soạn thảo để thẩm định, phê duyệt.

b) Về công tác rà soát, hệ thống hoá văn bản quy phạm pháp luật: Chủ trì, phối hợp với các phòng liên quan thường xuyên rà soát, định kỳ hệ thống hoá văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực xây dựng.

c) Về công tác kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật: Chủ trì giúp Lãnh đạo Sở phối hợp với Sở Tư pháp kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật theo quy định của pháp luật;

d) Về công tác kiểm soát thủ tục hành chính, rà soát, đánh giá các thủ tục hành chính: Chủ trì xây dựng và phối hợp với các phòng liên quan thực hiện các kế hoạch kiểm soát thủ tục hành chính, rà soát thủ tục hành chính của Sở.

e) Về công tác theo dõi tình hình thi hành pháp luật và kiểm tra việc thực hiện pháp luật:

+ Chủ trì, phối hợp với Thanh tra Sở và các Phòng liên quan giúp Lãnh đạo Sở thực hiện công tác kiểm tra, theo dõi tình hình thi hành pháp luật trong phạm vi lĩnh vực xây dựng theo quy định của pháp luật;

+ Chủ trì xây dựng báo cáo định kỳ 6 tháng, hàng năm hoặc đột xuất về công tác xây dựng pháp luật; kết quả rà soát văn bản quy phạm pháp luật; công tác kiểm soát thủ tục hành chính, rà soát, đánh giá các thủ tục hành chính; công tác theo dõi tình hình thi hành pháp luật và kiểm tra việc thực hiện pháp luật;

f) Xây dựng, quản lý và khai thác tủ sách pháp luật tại cơ quan.

2.8. Tổng hợp chế độ báo cáo thực hiện nhiệm vụ của ngành

a) Báo cáo tháng, quí, năm: Thực hiện theo chỉ đạo của UBND tỉnh và Bộ Xây dựng.

b) Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất do Giám đốc Sở giao.

2.9. Công tác thống kê, kế hoạch

a) Tổng hợp và xây dựng dự thảo kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm, các chương trình, dự án trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở.

b) Tổng hợp, báo cáo tổng kết năm của toàn ngành Xây dựng và báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao, thực hiện chế độ báo cáo thống kê tổng hợp ngành xây dựng theo quy định của Bộ Xây dựng, UBND Tỉnh và các ngành liên quan theo chỉ đạo của Giám đốc Sở.

2.10. Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở giao.