UBND TỈNH HÀ TĨNH

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

SỞ XÂY DỰNG

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 3061/BC-SXD

Hà Tĩnh, ngày 18 tháng 11 năm 2022


BÁO CÁO

Kết quả áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý

chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015 năm 2022

 

Thực hiện Kế hoạch số 520/KH-UBND ngày 24/12/2021 của UBND tỉnh ban hành Kế hoạch cải cách hành chính năm 2022; Kế hoạch số 44/KH-SKHCN ngày 14/01/2022 của Sở Khoa học và Công nghệ về việc Xây dựng, áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 trong cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh năm 2022. Sở Xây dựng tổng hợp, báo cáo kết quả áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015 năm 2022 như sau:

I. Kết quả đạt được

1. Công tác chỉ đạo, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc áp dụng HTQLCL

1.1. Ban hành văn bản chỉ đạo điều hành việc xây dựng và áp dụng ISO:

- Kế hoạch số 289/KH-SXD ngày 11/02/2022 về việc duy trì và cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 tại cơ quan Sở và 02 đơn vị trực thuộc;

- Mục tiêu chất lượng và kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng năm 2022 để chỉ đạo các phòng đơn vị trực thuộc căn cứ tổ chức thực hiện;

- Quyết định, Chương trình, Kế hoạch đánh giá chất lượng nội trong cơ quan Sở và 02 đơn vị trực thuộc.

- Tham mưu UBND tỉnh ban hành Quyết định số 807/QĐ-UBND ngày 19/4/2022 về việc công bố Danh mục và Quy trình nội bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các Sở quản lý công trình xây dựng chuyên ngành áp dụng trên địa bàn tỉnh, gồm 3 TTHC.

1.2. Công tác tuyên truyền, nâng cao trình độ về ISO hành chính: 

- Để thực hiện kế hoạch duy trì và cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 tại cơ quan Sở Xây dựng, ngay từ đầu năm Văn phòng Sở đã tham mưu ban hành các văn bản tuyên truyền, nâng cao trình độ về ISO hành chính cho toàn thể cán bộ, công chức; cụ thể: Chương trình, kế hoạch, mục tiêu chất lượng về áp dụng, duy trì, cải tiến Hệ thống QLCL ISO để hướng dẫn các phòng, đơn vị trực thuộc căn cứ tổ chức thực hiện.

- Trong năm 2022, Sở chưa cử cán bộ tham gia các lớp đào tạo, tập huấn nâng cao trình độ về ISO hành chính.

- Số lớp tập huấn về ISO 9001:2015 được đơn vị tổ chức trong năm: Do thực hiện các biện pháp phòng chống dịch Covid-19, nên chưa phối hợp với cấp trên để tổ chức các lớp tập huấn theo kế hoạch.

1.3. Công tác kiểm tra, giám sát việc thực hiện tại các cơ quan:

- Trong năm, tại cơ quan Sở Xây dựng đã thực hiện 02 cuộc kiểm tra, trong đó 01 cuộc do Đoàn Kiểm tra CCHC của tỉnh và 01 đoàn kiểm tra nội bộ cơ quan. Qua 02 cuộc kiểm tra toàn thể cán bộ, công chức đã thực hiện nghiêm túc, đúng quy định đảm bảo thời gian và chất lượng theo các quy trình đã ban hành.

2. Kết quả xây dựng và áp dụng hệ thống tại cơ quan

2.1. Việc áp dụng các quy trình, hướng dẫn, yêu cầu của hệ thống

- Kiểm soát thông tin dạng văn bản:

+ Kiểm soát tài liệu nội bộ (ban hành, sửa đổi tài liệu hệ thống quản lý chất lượng): Trong năm, Sở đã tham mưu UBND tỉnh ban hành Quyết định số 807/QĐ-UBND ngày 19/4/2022 về việc công bố Danh mục và Quy trình nội bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các Sở quản lý công trình xây dựng chuyên ngành áp dụng trên địa bàn tỉnh, gồm 3 TTHC; theo đó Sở đã cập nhật vào tài liệu của hệ thống đúng theo Hướng dẫn của quy trình kiểm soát thông tin.

+ Kiểm soát tài liệu có nguồn gốc bên ngoài: Đã thực hiện thực hiện việc tiếp nhận, cập nhật vào sổ theo dõi công văn đến, trình lãnh đạo đơn vị xem xét, phân phối tới các nơi liên quan đúng theo Hướng dẫn của quy trình kiểm soát thông tin. Ngoài ra còn thực hiện cập nhật bằng hồ sơ điện tử để thực hiện số hóa các loại văn bản đến trên phần mềm QLVB&HSCV trong nội bộ cơ quan.

+ Sắp xếp, lưu trữ tài liệu, hồ sơ: Đã thực hiện cập nhật bằng hồ sơ điện tử, thực hiện số hóa các loại văn bản đến trên phần mềm QLVB&HSCV để phục vụ công tác lưu trữ trong nội bộ cơ quan. Đồng thời được sắp xếp, lưu trữ tại các file tài liệu, tủ đựng hồ sơ và kho lưu trữ đúng theo quy định.

- Kiểm soát rủi ro, cơ hội: Đầu năm các phòng đã xây dựng phụ lục tổng hợp phân tích bối cảnh và quản trị rủi ro theo HD.04. Hướng dẫn kiểm soát rủi ro nhằm kiểm soát sự không phù hợp và thực hiện các hành động khắc phục nếu có xảy ra; tuy nhiên trong năm chưa có điểm nào không phù hợp nặng đối với hệ thống xảy ra.

- Việc thực hiện đánh giá nội bộ năm 2022: Đã thực hiện theo kế hoạch đầu năm ban hành theo quy định.

+ Số lần đánh giá nội bộ trong năm: 01 lần.

+ Thời gian tổ chức cuộc đánh giá gần nhất: 19/10/2022.

+ Có bao nhiêu điểm không phù hợp nhẹ, không phù hợp nặng, điểm lưu ý: 7 điểm lưu ý.

- Kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục: Đã tổ chức, thực hiện các hành động khắc phục các điểm lưu ý đúng quy trình và thời gian quy định.

- Việc thực hiện công bố/công bố lại HTQLCL theo Quyết định 19/2014/QĐ-TTg tại đơn vị trong năm 2022: Trong năm đã thực hiện tham mưu ban hành Quyết định số 807/QĐ-UBND ngày 19/4/2022 về việc công bố Danh mục và Quy trình nội bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của các Sở quản lý công trình xây dựng chuyên ngành áp dụng trên địa bàn tỉnh, gồm 3 TTHC.

+ Số Quyết định công bố: 807/QĐ-UBND ngày 19/4/2022 của UBND tỉnh.

- Việc kiện toàn lại Ban chỉ đạo ISO của đơn vị: 119/QĐ-SXD ngày 19/10/2021 về việc kiện toàn Ban Chỉ đạo hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015; Quyết định số: 120/QĐ-SXD ngày 19/10/2021 về việc kiện toàn Đoàn đánh giá nội bộ Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015.

- Việc ban hành mục tiêu chất lượng năm 2022, kế hoạch thực hiện và đánh giá việc thực hiện: Đã ban hành mục tiêu chất lượng và kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng năm 2022 đảm bảo đáp ứng chức năng, nhiệm vụ được giao.

- Việc xem xét của Lãnh đạo đối với HTQLCL: Đã được thực hiện lồng ghép vào trong các cuộc họp giao ban hàng tháng về tình hình, kết quả việc áp dụng, duy trì, cải tiến Hệ thống QLCL ISO 9001 và sau đợt đánh giá chất lượng nội bộ vào ngày 19/10/2022.

2.2. Việc xây dựng, áp dụng HTQLCL đối với các hoạt động liên quan đến TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết:

- Số TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan theo phê duyệt của UBND tỉnh đến thời điểm hiện nay: 39 TTHC;

- Số TTHC được sửa đổi, bổ sung, ban hành mới trong năm 2022: 03 TTHC được sửa đổi, bổ sung;

- Số hồ sơ TTHC phát sinh năm 2022: 1099 (hồ sơ, từ ngày 01/01/2022 đến hết ngày 17/11/2022); Số hồ sơ giải quyết quá hạn: 0 (hồ sơ).

- Số hồ sơ được gắn kèm kết quả trả trên phần mềm dịch vụ công trực tuyến: 1099 (hồ sơ).

- Đánh giá việc tuân thủ quy trình nội bộ trong giải quyết TTHC: Toàn thể cán bộ, công chức đã thực hiện nghiêm túc, đảm bảo thời gian, chất lượng đúng quy trình nội bộ trong giải quyết TTHC đã ban hành.

2.3. Việc xây dựng, áp dụng HTQLCL đối với các hoạt động liên quan đến hoạt động điều hành, hoạt động chuyên môn:

 - Số Quy trình nội bộ giải quyết công việc chuyên môn, hoạt động điều hành (không liên quan đến thủ tục hành chính) được xây dựng và áp dụng tại cơ quan: 12 quy trình, được ban hành theo quyết định: Quyết định số 119/QĐ-UBND ngày 25/8/2020 của Sở Xây dựng về việc công bố Mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

- Đánh giá việc tuân thủ quy trình: Toàn thể cán bộ, công chức đã thực hiện nghiêm túc, đảm bảo thời gian, chất lượng đúng quy trình nội bộ đã ban hành.

2.4. Kinh phí được cấp và việc sử dụng kinh phí:

Kinh phí UBND tỉnh cấp cho cơ quan được sử dụng vào việc áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 (bao gồm kinh phí: in, phô tô chỉnh sửa tài liệu của hệ thống và phục vụ Ban Chỉ đạo, đoàn đánh giá nội bộ).

2.5. Tự chấm điểm:

- Căn cứ vào Bộ tiêu chí chấm điểm ban hành tại Quyết định 2125/QĐ-UBND, điểm tự chấm tại cơ quan: 5/5 (có phụ lục IA kèm theo).

3. Kết quả chấm điểm tại 02 đơn vị trực thuộc 

- Căn cứ vào Bộ tiêu chí chấm điểm ban hành tại Quyết định 2125/QĐ-UBND, điểm tự chấm tại 02 đơn vị trực thuộc: 5/5 (có phụ lục IA kèm theo).

II. Đánh giá chung

1. Ưu điểm:

- Việc duy trì, áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 đã tiếp tục duy trì tốt mọi hoạt động của cơ quan, trong công tác chỉ đạo, quản lý, điều hành; giúp cho Lãnh đạo Sở kiểm soát được quá trình giải quyết công việc của toàn thể cán bộ công chức, viên chức trong nội bộ cơ quan; kịp thời chỉ đạo, xử lý không để xẩy ra tình trạng hồ sơ quá hạn và hồ sơ kém chất lượng hoặc có ý kiến phản ánh, kiến nghị từ người dân.

- Nâng cao ý thức cho toàn thể cán bộ, công chức trong việc thực thi nhiệm vụ, công vụ; rút ngắn được thời gian giải quyết, chất lượng công việc được nâng lên; thuận lợi trong công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại nơi làm việc có hệ thống, khoa học, hợp lý phục vụ cho việc số hóa dữ liệu điện tử.

2. Tồn tại và nguyên nhân:

- Công tác cập nhật, sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ các qui trình giải quyết TTHC khi có sự thay đổi liên quan đến hệ thống QLCL theo TCVN ISO 9001 tại các phòng triển khai có lúc còn chậm, chưa kịp thời.

- Việc xem xét các dịch vụ công mức độ 1, 2 đủ điều kiện để đề xuất lên dịch vụ công trực tuyến 3, 4 còn gặp nhiều khó khăn do tính đặc thù riêng của ngành Xây dựng có thành phần hồ sơ và kích thước lớn; trong lúc đó các phần mềm chuyên ngành, hệ thống phần mềm dịch vụ công trực tuyến của tỉnh chưa đáp ứng được việc số hóa dữ liệu đầu vào này, nên số lượng hồ sơ phát sinh thuộc lĩnh vực được thực hiện qua dịch vụ công trực tuyến cấp độ 3, 4 còn hạn chế và chưa đáp ứng yêu cầu; dẫn đến việc lưu trữ, số hóa tài liệu điện tử gặp nhiều khó khăn.

- Việc nâng cấp cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật phục vụ cho công tác cải cách hành chính, công tác số hóa, chỉnh lý tài liệu, lưu trữ còn hạn chế. Do kinh phí cấp trên cấp cho phục vụ riêng cho việc nâng cấp cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật phục vụ cho công tác cải cách hành chính, công tác số hóa, chỉnh lý tài liệu, lưu trữ còn hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu.

3. Giải pháp trong thời gian tới:

- Tiếp tục tổ chức tuyên truyền, quán triệt đến toàn thể cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan và 02 đơn vị trực thuộc các văn bản của Trung ương, của tỉnh liên quan đến công tác cập nhật, duy trì và cải tiến hệ thống QLCL ISO 9001.

- Tiếp tục phối hợp với cấp trên trong công tác cập nhật, sửa đổi, bổ sung hoặc bãi bỏ các qui trình giải quyết TTHC khi có sự thay đổi liên quan đến hệ thống QLCL theo TCVN ISO 9001 kịp thời và đồng bộ.

- Tiếp tục thực hiện việc duy trì, áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001 trong hoạt động nội bộ của cơ quan có hiệu quả; đồng thời xem xét việc cải tiến, nâng cấp, mở rộng Hệ thống và hướng tới điện tử hóa.

- Tiếp tục tham mưu ban hành các văn bản chỉ đạo trong nội bộ cơ quan và 02 đơn vị trực thuộc về công tác ISO 9001 như: Chương trình, kế hoạch, Văn bản chỉ đạo, tổ chức thực hiện tốt công tác cập nhật, duy trì, cải tiến, đánh giá nội bộ HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015.

- Chủ động trong thực hiện việc cập nhật, xây dựng mới hoặc sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ các quy trình nội bộ giải quyết TTHC và trình công bố HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 thuộc thẩm quyền giải quyết đầy đủ, kịp thời khi các Văn bản QPPL có quy định về TTHC được ban hành và có hiệu lực.

- Đảm bảo 100% Danh mục và Quy trình nội bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở được thẩm định theo đúng quy định; trong đó các quy trình được xây dựng theo hướng tối ưu hóa về thành phần hồ sơ, yêu cầu điều kiện, trình tự thực hiện đảm bảo đơn giản, dễ hiểu, dễ thực hiện; gắn kết việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng với hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin để chuyển thành quy trình điện tử thực hiện trên phần mềm dịch vụ công của tỉnh.

- Thực hiện niêm yết, công khai các Quyết định công bố Danh mục và Quy trình nội bộ TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết sau khi được UBND tỉnh ban hành đầy đủ, kịp thời đúng quy định.

- Tiếp tục nâng cao vai trò của người đứng đầu, Ban Chỉ đạo ISO trong công tác chỉ đạo, hướng dẫn, đánh giá và giám sát việc duy trì, cập nhật, cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015.

- Cử cán bộ tham gia các lớp đào tạo, tập huấn nâng cao trình độ về ISO hành chính theo kế hoạch của Tỉnh và Sở Khoa học và Công nghệ khi có yêu cầu.

- Tổ chức tổng kết, đánh giá kết quả thực hiện việc áp dụng HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015 trong nội bộ cơ quan, các đơn vị trực thuộc; thực hiện chế độ báo cáo đầy đủ, kịp thời theo qui định.

III. Kiến nghị - Đề xuất

- Đề nghị Sở Khoa học và Công nghệ kiến nghị, đề xuất Văn phòng UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông xem xét, sớm nâng cấp, đầu tư cơ sở hạ tầng, thiết bị CNTT để đáp ứng việc số hóa dữ liệu đầu vào đối với các DVC có thành phần hồ sơ, bản vẽ có kích thước và dung lượng lớn; nhằm đáp ứng việc phát sinh hồ sơ để phục vụ việc lưu trữ dữ liệu điện tử và tạo điều kiện cho người dân khi thực hiện; đồng thời đáp ứng tiêu chí thành phần theo Quyết định 2125/QĐ-UBND ngày 17/10/2022 của UBND tỉnh.

- Đề nghị Sở Khoa học và Công nghệ kiến nghị UBND tỉnh, Sở Tài chính ưu tiên, bố trí kinh phí cho các cơ quan, đơn vị trong việc đầu tư, nâng cấp cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật phục vụ cho công tác cải cách hành chính, công tác số hóa, chỉnh lý tài liệu, lưu trữ trong thời gian tới; nhất là các cơ sở dữ liệu chuyên ngành phục vụ nhiệm vụ chuyển đổi số đã được UBND tỉnh giao tại Quyết định số Quyết định số 1402/QĐ-UBND ngày 12/7/2022 của UBND tỉnh.

- Để đáp ứng việc số hóa dữ liệu đầu vào đối với các DVC có thành phần hồ sơ, bản vẽ có kích thước và dung lượng lớn cho các Sở chuyên ngành nhằm phục vụ việc lưu trữ dữ liệu điện tử và tạo điều kiện cho người dân khi thực hiện. Đề nghị Sở Khoa học và Công nghệ đề xuất Văn phòng UBND tỉnh thực hiện việc nâng cấp, đầu tư cơ sở hạ tầng, thiết bị CNTT trên phần mềm dịch vụ công và tại Trung tâm hành chính công tỉnh.

- Đề nghị Sở Khoa học và Công nghệ tham mưu UBND tỉnh tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn nâng cao trình độ về ISO hành chính trong thời gian tới.

Trên đây là báo cáo tình hình, kết quả áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2015 năm 2022. Sở Xây dựng gửi Sở Khoa học và Công nghệ tổng hợp./.

 

Nơi nhận:

- UBND tỉnh (b/c);

- Sở Khoa học và Công nghệ;

- Lãnh đạo Sở (b/c);

- Ban CĐ ISO 9001:2015;

- Lưu: VT, thư ký ISO.

 

KT. GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM ĐỐC

 

Đã ký

 

Phạm Văn Tình

 

Phụ lục IA

Kết quả các Sở, ban, ngành chấm điểm tiêu chí 7.2 các đơn vị trực thuộc

năm 2022 theo Phụ lục I - Quyết định 2125/QĐ-UBND

(kèm theo Báo cáo số          /BC-SXD ngày   /11/2022 của Sở Xây dựng)

 

TT

Tên đơn vị

Điểm chấm cho các tiêu chí  thành phần thuộc tiêu chí 7.2 – Lĩnh vực Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO (ISO 9001) theo quy định (Tổng điểm tối đa: 5 Điểm)

Tổng điểm chấm cho tiêu chí 7.2

Tiêu chí 7.2.1 (0,5 điểm)

Tiêu chí 7.2.2 (0,5 điểm)

Tiêu chí 7.2.3

 (1 điểm)

Tiêu chí 7.2.4 (1,5 điểm)

Tiêu chí 7.2.5

(1 điểm)

Tiêu chí 7.2.6 (0,5 điểm)

1

Sở Xây dựng

0,5

0,5

1

1,5

1

0,5

5

2

Viện QHKT HT

0,5

0,5

1

1,5

1

0,5

5

3

Trung tâm KĐCL CTXD HT

0,5

0,5

1

1,5

1

0,5

5

 

Tệp đính kèm


Đánh giá:

lượt đánh giá: , trung bình:



 Bình luận


Mã xác thực không đúng.
    °
     Liên kết website
    Thống kê: 1.526.538
    Online: 39